Voilà un sujet de management que l’on retrouve régulièrement depuis quelques années, appuyé par la digitalisation des entreprises, favorisé par l’externalisation, l’éclatement des organisations, etc… Incontournable depuis la mise en place du confinement, c’est un vrai sujet qui occupe les managers et dont la mise en place a été précipitée, voire improvisée.

Ainsi, il y a d’une part les sociétés déjà très au fait de l’organisation du travail à distance. D’autre part, celles peu ou pas habituées, ou encore celles qui commençaient à peine à envisager un management à distance, portées par les transformations de l’organisation du travail : télétravail, home office, décentralisation, etc…. Leurs niveaux d’avancement et d’expérience sont différents mais TOUTES ont dû s’approprier le sujet avec rapidité, dans une précipitation inédite.

Prenez un peu de recul sur le management à distance en commençant par vous poser les questions essentielles à sa mise en place : avant de passer à l’action, l’art du questionnement l’observation de l’existant, permettent d’orienter efficacement vos actions et de donner de la pertinence (et de la légitimité) à la phase opérationnelle, sur le terrain, avec ses équipes. La précipitation ne doit pas empêcher de vous poser, de prendre de la hauteur, ce n’est pas trop tard… il s’agit d’une phase d’ajustement. Profitez-en pour questionner votre pratique de management à distance, en explorant 2 pistes de réflexions : le maintien du lien et la gestion de la temporalité.

Et découvrez des outils concrets, à tester, expérimenter, qui vous permettront de vous équiper.

Garder le lien

Comment?

C’est la question qui se pose rapidement lorsque l’on met en place un management à distance. Les questions sous-jacentes :  comment savoir si mon équipe travaille effectivement ? Comment avoir un retour de mes collaborateurs ? comment éviter une démotivation ? Comment entretenir les relations? Toutes ces questions interrogent sur la qualité du lien et des interactions entre vous et chaque collaborateur managé et également entre les membres de votre équipe. La distance va donc exacerber ce que vous avez mis en place IRL ( in real life). Selon votre mode de management, directif, persuasif, délégatif ou collaboratif, la distance va altérer la relation. Or, certains modes de management cités reposent fortement sur les échanges et la relation  notamment le persuasif et le collaboratif. Il s’agit, par exemple, des situations managériales suivantes : la résolution d’un problème technique ( mise en place d’un groupe de travail, mode collaboratif), un changement d’organisation ( présentation des objectifs, des bénéfices et du déploiement, mode persuasif), etc… Ces 2 modes requièrent une relation forte, de nombreux échanges, on sera donc plus attentif au fait de garder le lien.

Toutefois, il faut se dire que, quel que soit le mode de management mis en place, celui-ci dépend fortement du degré d’autonomie de votre équipe. La montée en compétence en vue de l’autonomie de vos collaborateurs est donc primordiale, que ce soit en distanciel ou en présentiel. Ainsi, garder le lien c’est rendre autonome et prendre soin d’évaluer le degré d’autonomie.

Point de vigilance

Le feedback requiert du temps. Trop de visioconférences fatiguent, trop de emails pour avoir des retours irritent. Ainsi, soyez vigilant à mettre le curseur au bon endroit. Pour vous aider, décidez tout simplement avec votre équipe, impliquez-les.

Par exemple, vous pouvez choisir ensemble votre façon de se réunir à distance ( choix de l’outil, fréquence, ordre du jour)  et, au bout de 2 mois, interrogez de nouveau les collaborateurs sur ce qui se passe bien (on capitalise), ce qui ne plaît pas (on corrige) et finissez par un temps d’échange libre. C’est la méthode Motorola, il s’agit d’un temps d’échange en fin réunion permettant de la faire évoluer en impliquant tous les participants.

En résumé, favoriser l’autonomie et les feedbacks permet d’améliorer la qualité du lien. En travaillant sur l’altérité, vous surmontez de nombreuses difficultés engendrées par la distance. Cette posture est également la base du Lean ( amélioration continue) qui permet d’être dans une démarche d’ajustement et d’amélioration continue de la qualité.

Eviter la faille temporelle 

Tout changement induit un temps de préparation, un temps d’adaptation, un temps d’appropriation, un temps d’ajustement, etc…, la liste commence à être longue ! Vous l’aurez compris, la gestion du temps est aussi un facteur essentiel dans la mise en place du management à distance. De plus, les limites temporelles ne sont plus les mêmes, alors comment envisager la temporalité sans glisser vers le surmenage, la procrastination ? Comment ajuster ( rendre juste pour soi et pour l’entreprise) son mode de fonctionnement lorsque l’on travaille à distance de son entreprise, de son environnement. Les contraintes temporelles rythment notre travail : il y a le contrat de travail qui les précise, il y a aussi les habitudes, la culture d’entreprise, etc… La libération de contraintes peut être accueillie favorablement ou avec peine par les collaborateurs. Une chose est sûre : le travail à distance nécessite de nouveaux réflexes qui nous appartiennent, un nouveau cadre à se construire … toujours en adéquation avec les obligations légales et l’organisation de l’entreprise … Les question qui viennent alors : quel est mon nouveau référentiel temporel? Comment les directives de l’entreprise se traduisent à mon échelle ? Est-ce que l’on gère le temps de façon identique à distance et IRL ?

Pour ceux qui ont du mal à compter leurs heures 

Le risque de surmenage et de fatigue est décuplé : pas de pause-café avec les collègues, le perso et le pro se mélangent, les limites sont floues, etc…, tout ce qui rythme et cadre notre vie avec notre environnement est à revoir. Ainsi, il revient à chacun de créer ces moments et ce cadre. Pour les temps de pause : utilisez une alarme par exemple, cela peut être pour commencer et finir la journée et/ ou pour les moments de pause. A chacun de tester et choisir en fonction de ce qui lui semble le plus difficile à tenir. Voici un outil que l’on vous propose d’explorer et de vous approprier pour rester concentré et organiser le multitasking : il s’agit de la méthode Pomodoro. https://www.manager-go.com/efficacite-professionnelle/dossiers-methodes/technique-pomodoro

 

En ce qui concerne les pauses

Si, à distance, le côté sociabilisant des pauses-café vous manque, pourquoi ne pas mettre en place un rituel de groupe, « une visio café »? A vous de travailler l’art de la pause en fonction de ce qui vous manque le plus à distance, à vous et à votre équipe. N’hésitez pas à faire un sondage ou une séance de brainstorming afin de chercher les solutions auprès de votre équipe.

De plus, vous pouvez également développer de la convivialité en dehors des pauses, pendant les moments de travail… cela n’empêche pas l’efficacité, bien au contraire. Le digital peut vous permettre de concilier les 2. En effet, il existe de nombreux outils collaboratifs, comme Klaxoon, qui a été créé par une entreprise française et qui a pour vocation de revoir notre façon de nous réunir en combinant efficacité et convivialité ( https://klaxoon.com/fr/a-propos ).

Enfin, pour ceux qui ont tendance à repousser au lendemain, sachez que la procrastination ne vient pas de la paresse, on se déculpabilise ! Souvent, avant de commencer une tâche qui nous parait énorme ou contraignante, on se sent submergé par l’ampleur de la tâche et cela peut décourager. Ainsi, une des techniques pour déjouer la procrastination consiste tout simplement à découper cette tâche en plus petites actions possibles. Elle paraîtra moins insurmontable et plus gérable. A vous alors de commencer par la petite action qui sera la plus facile à mettre en œuvre ( parce que cela vous fait plaisir ou parce que c’est une tâche facile). Une fois le pied à l’étrier, l’enchaînement sera plus aisé.

Retravailler son référentiel

Pour conclure, travailler à distance c’est au final augmenter les incertitudes, changer de référentiel. Ainsi, comme nous l’avons évoqué, cela nécessite de développer une posture permettant  d’apprendre, avec votre équipe, à évoluer dans un environnement incertain ! Même si cela peut générer de l’appréhension c’est une vraie compétence managériale : savoir évoluer avec ses équipes peu importe la temporalité et l’espace.

Il ne s’agit donc pas d’un simple changement de pratique mais d’une posture à adopter en s’inspirant des principes de l’amélioration continue ( feedback, ajustement), appuyé par des outils digitaux qui peuvent vous faciliter le travail collaboratif, qu’il soit synchrone ou asynchrone.

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